Ablage ist in allen Bereichen eine echte Herausforderung. In welchem Schnellheft befindet sich das gesuchte Papier? Wie lassen sich die aktuellen Rechnungen so ablegen, dass sie nicht in Vergessenheit geraten? Um die optimale Ablage zu erschaffen, braucht es ein wenig Aufwand. Doch der lohnt sich. Wer erst einmal einen Weg gefunden hat, der wird davon sein Leben lang profitieren.

Die Suche nach den passenden Bausteinen

Eine der wichtigsten Grundlagen für die Ablage ist die Suche nach den passenden Bausteinen. Jede Ablage sollte auf Bausteinen basieren. Welche das sind, hängt davon ab, in welchem Bereich die Ablage durchgeführt werden soll. Im geschäftlichen Bereich braucht es andere Bausteine als im privaten Bereich. Viele Menschen kommen sehr gut damit zurecht, sich für die folgenden Bausteine zu entscheiden:

  • Rechnungen
  • Versicherungen
  • Bank
  • Krankenkasse
  • Dienstleistungen

Sind Kinder vorhanden, kann noch ein Baustein für die Kinder angelegt werden. Dadurch wird die Suche nach Unterlagen bereits direkt erleichtert.

Eine eigene Logik entwickeln

Für die eigene Ablage ist es immer von Vorteil, sich eine Logik zu überlegen. Müssen noch andere Menschen auf die Ablage zugreifen, dann sollte die Logik nachvollziehbar sein und sich leicht erklären lassen. Fakt ist, dass jeder Mensch mit einem anderen System zurechtkommt. Daher lässt sich keine allgemeine Empfehlung geben, die für jeden funktioniert. Handelt es sich um eine Papier-Ablage, lohnt sich ein anderer Ansatz, als bei einer digitalen Ablage.

Die wichtigsten Faktoren für die Ablage

Tatsächlich gibt es einige Punkte, die bei einer Ablage helfen können. Dazu gehören:

  • Wo ist der Ort der Ablage? Wie bereits empfohlen, sollten Bausteine festgelegt werden. Diese agieren als Ort der Ablage. Einteilungen in Ordnern oder auf dem PC helfen dabei, den passenden Ort für jedes Dokument schnell und mit wenigen Klicks zu finden.
  • Wie wichtig ist das Dokument? Ebenfalls wichtig in der Ablage ist die Frage, was der Wert des Dokuments ist. Wie oft muss es hervorgeholt werden? Wer braucht darauf Zugriff? Dadurch lässt sich entscheiden, auf welchen Platz der Ablage das Dokument gehört.
  • Welche Fristen gibt es für die Aufbewahrung? Ebenfalls von Interesse können die Fristen sein. Dokumente müssen nicht dauerhaft aufbewahrt werden. Eine Anordnung nach Ablauf der Aufbewahrung hilft dabei, die Ordner immer wieder zu leeren.

Bildquelle: markusspiske @ Pixabay

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Chris

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